REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG ELEKTRONICZNYCH PRZEZ ARKAL SPREADSHEETS

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin świadczenia usług elektronicznych, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez przedsiębiorcę działającego pod firmą ARKAL SPREADSHEETS Marcin Przesdzienk, z siedzibą przy ul. Zygmunta Krasińskiego 29/9, 40‑019 Katowice, NIP: 6343051916, REGON: 540897673, zwanego dalej „Usługodawcą”.

2.Regulamin został sporządzony w oparciu o przepisy prawa powszechnie obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności:

a) ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.),
b) ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.),
c) ustawę z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2023 r. poz. 2759 ze zm.),
d) przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

3. Regulamin określa w szczególności:

a) rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną przez Usługodawcę,
b) warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną,
c) prawa i obowiązki Usługodawcy oraz Usługobiorcy,
d) tryb postępowania reklamacyjnego,
e) zasady odpowiedzialności stron.

4. Regulamin udostępniany jest Usługobiorcy nieodpłatnie przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie, utrwalanie i przechowywanie treści za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Usługobiorca.

5. Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną przez Usługodawcę oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.

6. Akceptacja Regulaminu oraz wyceny przesłanej przez Usługodawcę, dokonana w formie wiadomości e‑mail lub SMS przez Usługobiorcę, jest równoznaczna z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 2 Definicje

1. Usługobiorca – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, korzystającą z usług świadczonych przez Usługodawcę.

2. Usługi – należy przez to rozumieć projektowanie, tworzenie, rozwijanie, wsparcie i automatyzację plików Microsoft Excel, Google Sheets lub programów o podobnej specyfice.

3. Termin – należy przez to rozumieć datę, w której Usługodawca przekaże plik w wersji testowej.

4. Wersja testowa – należy przez to rozumieć wstępną wersję pliku udostępnioną Usługobiorcy do testów.

5. Wersja końcowa pliku – należy przez to rozumieć ostateczną wersję pliku po omówieniu funkcjonalności i naniesieniu uzgodnionych korekt.

6. Prezentacja pliku – należy przez to rozumieć przekazanie Usługobiorcy informacji o wyglądzie i funkcjonalności pliku w formie zrzutów ekranu lub nagrania wideo, a na życzenie Usługobiorcy – prezentację pliku podczas spotkania online za pomocą Google Meet.

7. Zakres prac – należy przez to rozumieć szczegółowy opis czynności i usług do wykonania przez Usługodawcę.

8. Wycena – należy przez to rozumieć oszacowanie kosztów realizacji usług, sporządzone przez Usługodawcę.

9. Cena końcowa – należy przez to rozumieć kwotę obejmującą wartość wyceny oraz doliczone ewentualne kary umowne i zaakceptowane przez Usługobiorcę elementy dodatkowe, dodane podczas realizacji usługi.

§ 3 Elementy niezbędne do przygotowania wyceny

1. W celu przygotowania wyceny Usługobiorca zobowiązany jest do przekazania Usługodawcy wszystkich informacji niezbędnych do określenia zakresu prac.

2. Do informacji, o których mowa w ust. 1, należą w szczególności:

a) opis oczekiwanych funkcjonalności pliku,
b) przykładowe dane lub struktura danych, które mają być wykorzystywane w pliku,
c) dokładne wskazanie wersji programu, w której plik ma być używany (np. Excel 365,Microsoft Excel 2023, Google Sheets),
d) dodatkowe wymagania techniczne lub organizacyjne, jeśli takie istnieją.

3. Brak przekazania informacji, o których mowa w ust. 2, może skutkować odmową przygotowania wyceny lub wydłużeniem czasu jej sporządzenia.

4. W przypadku, gdy w trakcie realizacji usługi ujawnią się dodatkowe wymagania, które nie zostały zgłoszone na etapie przygotowania wyceny, Usługodawca ma prawo sporządzić nową wycenę lub naliczyć dopłatę zgodnie z § 11 Regulaminu świadczenia usług elektronicznych.

§ 4 Warunki świadczenia usług

1. Korzystanie z usług wymaga dostępu do Internetu, urządzenia umożliwiającego przeglądanie stron internetowych oraz programu dla którego plik został przygotowany.

2. Usługobiorca zobowiązuje się korzystać z usług zgodnie z ich przeznaczeniem oraz obowiązującymi przepisami prawa.

3. Warunki realizacji usług są przedstawiane drogą mailową, a ich akceptacja jest równoznaczna z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

4. Standardowy termin realizacji usługi wynosi 10 dni roboczych od akceptacji warunków. Termin liczony jest jako pełne dni robocze, począwszy od dnia następnego po akceptacji.

5. Strony mogą w drodze indywidualnych ustaleń określić inny termin realizacji niż wskazany w ust. 4.

6. Usługobiorca ma prawo do obniżenia ceny (rekompensaty) w przypadku opóźnienia w realizacji usługi, jeżeli opóźnienie przekroczy 5 dni roboczych od ustalonego terminu. Wysokość obniżenia ceny nie może przekroczyć 20% wartości wyceny.

7. Na życzenie Usługobiorcy możliwa jest realizacja usługi w trybie przyśpieszonym – w terminie 6 dni roboczych od akceptacji warunków. W takim przypadku do wyceny doliczane jest 25%.

8. W przypadku opóźnienia w realizacji usługi w trybie przyśpieszonym, obniżenie ceny (rekompensata) przysługuje po upływie 3 dni roboczych od ustalonego terminu, maksymalnie do 20% wartości wyceny.

§ 5 Warunki rozpoczęcia realizacji usługi

1. Rozpoczęcie realizacji usługi następuje po spełnieniu łącznie następujących warunków:

a) akceptacji przez Usługobiorcę wyceny oraz niniejszego Regulaminu,
b) przekazaniu przez Usługobiorcę wszystkich niezbędnych danych, informacji, metod obliczeniowych i materiałów wymaganych do realizacji usługi.

2. W przypadku opóźnienia w przekazaniu danych, informacji lub materiałów, o których mowa w ust. 1, termin realizacji usługi ulega odpowiedniemu wydłużeniu.

3. Jeżeli Usługobiorca nie dostarczy wymaganych danych, informacji lub materiałów w terminie uzgodnionym z Usługodawcą, Usługodawca ma prawo wstrzymać realizację usługi do czasu ich otrzymania.

4. Brak dostarczenia danych, informacji lub materiałów w terminie dłuższym niż 14 dni od dnia akceptacji wyceny może skutkować naliczeniem kary umownej zgodnie z § 11 Regulaminu świadczenia usług elektronicznych lub odstąpieniem przez Usługodawcę od umowy.

5. W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy, Usługodawca ma prawo zatrzymać otrzymane płatności tytułem rekompensaty za poniesione koszty przygotowawcze.

§ 6 Prezentacja i przekazanie pliku

1. Prezentacja pliku odbywa się w formie zrzutów ekranu, nagrania wideo lub – na wyraźne życzenie Usługobiorcy – podczas spotkania online z wykorzystaniem narzędzia Google Meet.

2. Po dokonaniu prezentacji Usługodawca wystawia fakturę pro forma, na podstawie której Usługobiorca zobowiązany jest do dokonania płatności.

3. Przekazanie wersji testowej pliku następuje w terminie 24 godzin od momentu zaksięgowania płatności na rachunku bankowym Usługodawcy.

4. Usługobiorca ma prawo do zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do wersji testowej pliku w terminie 5 dni roboczych od dnia jej przekazania.

5. Brak zgłoszenia uwag w terminie, o którym mowa w ust. 4, jest równoznaczny z akceptacją wersji testowej pliku.

6. Po akceptacji wersji testowej staje się ona wersję końcową pliku.

7. Do wersji końcowej wszelkie dalsze zmiany, modyfikacje lub rozszerzenia funkcjonalności pliku traktowane są jako nowe zlecenie i wymagają odrębnej wyceny.

§ 7 Prawa i obowiązki stron

1. Usługobiorca zobowiązany jest do przekazania wszystkich danych, informacji oraz metod obliczeniowych niezbędnych do wykonania pliku.

2. Usługodawca zobowiązuje się świadczyć usługi z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu.

3. Usługobiorca ma prawo korzystać z usług świadczonych przez Usługodawcę zgodnie z ich przeznaczeniem, postanowieniami Regulaminu oraz obowiązującymi przepisami prawa.

4. Prawa autorskie do plików, dokumentów i rozwiązań przygotowanych przez Usługodawcę w ramach realizacji usług pozostają własnością Usługodawcy, chyba że strony zawarły odrębną umowę o przeniesieniu autorskich praw majątkowych.

5. Usługobiorca nie jest uprawniony do sprzedaży, udostępniania ani rozpowszechniania plików przygotowanych przez Usługodawcę osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.

6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działanie pliku w innych wersjach oprogramowania niż wskazana w wycenie. Dostosowanie pliku do innych wersji oprogramowania stanowi odrębną usługę i wymaga dodatkowej wyceny.

7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego korzystania z pliku przez Usługobiorcę, w tym w szczególności za szkody wynikające z wprowadzania błędnych danych, nieautoryzowanych modyfikacji pliku lub jego używania niezgodnie z przeznaczeniem.

8. Usługobiorca zobowiązany jest do terminowego regulowania należności wynikających z zawartej umowy oraz do współdziałania z Usługodawcą w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usługi.

9. Usługodawca ma prawo wstrzymać realizację usługi w przypadku opóźnienia w płatności ze strony Usługobiorcy lub w przypadku nieprzekazania przez Usługobiorcę danych i materiałów niezbędnych do wykonania usługi.

10. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność merytoryczną metod obliczeniowych, które przekazuje Usługodawcy.

11. Usługodawca nie odpowiada za skutki zastosowania błędnych lub nieprecyzyjnych metod obliczeniowych dostarczonych przez Usługobiorcę.

12. Wszelkie poprawki, zmiany lub dostosowania wynikające z błędnych metod obliczeniowych stanowią dodatkową usługę i wiążą się z dopłatą ustalaną na podstawie odrębnej wyceny.

13. Usługodawca zobowiązuje się nie udostępniać danych przekazanych przez Usługobiorcę osobom trzecim pod rygorem kary finansowej do 100% wartości usługi. Strony mogą również zawrzeć odrębną umowę o zachowaniu poufności (NDA), określającą inne lub dodatkowe warunki ochrony danych i informacji poufnych.

14. Usługobiorca zobowiązany jest do korzystania z pliku w wersji programu określonej w wycenie. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie pliku w innych wersjach oprogramowania. Wszelkie dostosowania pliku do innych wersji programów stanowią dodatkową usługę i wiążą się z koniecznością dopłaty zgodnie z nową wyceną.

15. Używanie pliku niezgodnie z instrukcją może prowadzić do utraty prawa do reklamacji.

§ 8 Płatności

1. Płatność za usługę dokonywana jest w całości przed przekazaniem pliku, po jego prezentacji i wystawieniu przez Usługodawcę faktury pro forma.

2. Po dokonaniu płatności i przekazaniu pliku Usługodawca wystawia fakturę końcową dokumentującą wykonanie usługi.

3. Wszystkie faktury wystawiane są bez podatku VAT, zgodnie ze statusem podatkowym Usługodawcy.

4. Cena końcowa obejmuje wartość wyceny oraz ewentualne kary umowne i zaakceptowane przez Usługobiorcę elementy dodatkowe, dodane w trakcie realizacji usługi.

5. Wszelkie dodatkowe prace, modyfikacje lub rozszerzenia funkcjonalności pliku, które nie zostały uwzględnione w pierwotnej wycenie, wymagają odrębnej wyceny i akceptacji przez Usługobiorcę.

6. Opóźnienie w dokonaniu płatności skutkuje wstrzymaniem realizacji usługi do czasu zaksięgowania należności na rachunku bankowym Usługodawcy.

7. W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie, liczone od dnia następującego po dniu wymagalności płatności do dnia jej faktycznego uregulowania.

8. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy przekazania pliku w przypadku braku uregulowania należności przez Usługobiorcę.

§ 9 Odstąpienie od umowy

1. Zawarcie umowy następuje poprzez akceptację przez Usługobiorcę wyceny przygotowanej przez Usługodawcę oraz niniejszego Regulaminu.

2. Usługobiorcy nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, gdyż usługi świadczone przez Usługodawcę są tworzone według indywidualnej specyfikacji Usługobiorcy i służą zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb.

3. Zgodnie z art. 38 pkt 3 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2023 r. poz. 2759 ze zm.), prawo odstąpienia od umowy nie przysługuje w przypadku umów, których przedmiotem jest produkt nieprefabrykowany, stworzony według specyfikacji konsumenta lub służący zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb.

4. Ponadto, zgodnie z art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta, prawo odstąpienia od umowy nie przysługuje w odniesieniu do usług, jeżeli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia od umowy.

5. Akceptując wycenę i Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, Usługobiorca wyraża zgodę na rozpoczęcie świadczenia usług przed upływem terminu do odstąpienia od umowy oraz przyjmuje do wiadomości, że po rozpoczęciu świadczenia usług prawo odstąpienia nie przysługuje.

6. Usługobiorca może odstąpić od umowy wyłącznie w przypadkach przewidzianych w niniejszym Regulaminie lub w przepisach prawa bezwzględnie obowiązującego.

7. Usługodawca ma prawo odstąpić od umowy w przypadku rażącego naruszenia przez Usługobiorcę postanowień Regulaminu, w szczególności w przypadku:

a) braku współdziałania z Usługodawcą,
b) nieprzekazania niezbędnych danych lub materiałów,
c) opóźnień w płatnościach przekraczających 14 dni.

8. Odstąpienie od umowy przez Usługodawcę wymaga złożenia Usługobiorcy stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej.

§ 10 Reklamacje

1. Usługobiorca ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą sposobu świadczenia usług przez Usługodawcę, w szczególności w przypadku stwierdzenia niezgodności wykonanego pliku z ustalonym zakresem prac.

2. Reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej lub elektronicznej (wiadomość e‑mail) i zawierać:

a) dane identyfikujące Usługobiorcę,
b) opis zgłaszanych zastrzeżeń,
c) wskazanie, na czym polega niezgodność usługi z umową.

3. Reklamacje należy składać w terminie 14 dni od dnia przekazania wersji końcowej pliku.

4. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i informuje Usługobiorcę o sposobie jej rozpatrzenia w formie elektronicznej.

5. W przypadku uznania reklamacji za zasadną, Usługodawca zobowiązuje się do nieodpłatnego usunięcia stwierdzonych wad lub dostarczenia poprawionej wersji pliku w terminie uzgodnionym z Usługobiorcą.

6. Jeżeli usunięcie wad lub dostarczenie poprawionej wersji pliku nie będzie możliwe, Usługobiorca ma prawo do obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy w zakresie niezgodnej części usługi.

7. Zgłoszenie reklamacji nie zwalnia Usługobiorcy z obowiązku terminowego uregulowania należności wobec Usługodawcy.

§ 11 Kary umowne i odpowiedzialność stron

1. Wszelkie zmiany lub rozszerzenia zakresu prac po akceptacji wyceny stanowią dodatkową usługę i wymagają sporządzenia nowej wyceny.

2. Dostosowanie pliku do innej wersji programu niż określona w wycenie stanowi dodatkową usługę i wiąże się z koniecznością dopłaty.

3. Wszelkie poprawki i modyfikacje wykraczające poza ustalony zakres prac są realizowane odpłatnie, na podstawie indywidualnej wyceny.

4. Usługodawca poinformuje Usługobiorcę o wysokości dopłaty przed rozpoczęciem realizacji dodatkowych prac.

5. Usługobiorca zobowiązany jest do terminowego dostarczenia wszystkich danych, informacji i materiałów niezbędnych do realizacji usługi. Niedostarczenie ich w ustalonym terminie uprawnia Usługodawcę do naliczenia kary umownej w wysokości do 20% wartości usługi.

6. W przypadku zatajenia przez Usługobiorcę istotnych informacji mających wpływ na realizację usługi, Usługodawca ma prawo naliczyć karę umowną w wysokości do 30% wartości usługi oraz żądać dodatkowej dopłaty wynikającej z konieczności wykonania dodatkowych prac.

7. W przypadku dostarczenia przez Usługobiorcę błędnych metod obliczeniowych, wszelkie poprawki i dostosowania wymagają dopłaty ustalanej na podstawie odrębnej wyceny.

8. Usługobiorce W przypadku odstąpienia od umowy przez Usługobiorcę po rozpoczęciu realizacji usługi, Usługodawca ma prawo zatrzymać otrzymane płatności tytułem rekompensaty za poniesione koszty przygotowawcze.

9. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni, Usługodawca ma prawo naliczyć karę umowną w wysokości 0,5% wartości wyceny za każdy dzień opóźnienia, nie więcej jednak niż 20% wartości wyceny.

10. W przypadku opóźnienia w realizacji usługi z winy Usługodawcy, Usługobiorcy przysługuje prawo do obniżenia ceny (rekompensaty) zgodnie z § 4 Regulaminu.

11. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku:

a) nieprawidłowego korzystania z pliku przez Usługobiorcę,
b) wprowadzania błędnych danych,
c) przekazania Usługodawcy błędnych metod obliczeniowych przez Usługobiorcę.
c) nieautoryzowanych modyfikacji pliku,
d) używania pliku w innych warunkach niż określone w wycenie (np. w innej wersji programu).

12. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Usługobiorcę za daną usługę.

13. Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności stron w zakresie, w jakim nie jest to dopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 12 Serwis pliku

1. Usługodawca oferuje opcję rocznego serwisu pliku w cenie 600 zł brutto rocznie.

a) usługa dodatkowa, która nie jest uwzględniona w wycenie realizacji,
b) oferta dostępna do momentu wystawienia faktury pro forma.

2. Serwis obejmuje poprawę błędów powstałych w wyniku korzystania z pliku przez Usługobiorcę.

3. Serwis nie obejmuje wprowadzania nowych funkcjonalności ani zmian wykraczających poza pierwotny zakres prac – takie działania stanowią odrębną usługę i wymagają dodatkowej wyceny.

4. W przypadku braku wykupienia serwisu, każda poprawka lub naprawa pliku wykonywana jest odpłatnie, na podstawie indywidualnej wyceny.

5. W okresie pierwszego roku od przekazania pliku, jednorazowa poprawa jednego elementu kosztuje 59 zł brutto, o ile Usługobiorca nie wykupił rocznego serwisu.

6. Usługodawca poinformuje Usługobiorcę o zakresie serwisu oraz ewentualnych dodatkowych kosztach przed rozpoczęciem prac.

§ 13 Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Usługodawca – ARKAL SPREADSHEETS Marcin Przesdzienk, z siedzibą przy ul. Zygmunta Krasińskiego 29/9, 40-019 Katowice.

2. Dane osobowe Usługobiorcy przetwarzane są w celu: realizacji umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawienia dokumentów księgowych i spełnienia obowiązków podatkowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO), ewentualnego dochodzenia roszczeń wynikających z umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora).

3. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i cywilnego (do czasu przedawnienia roszczeń).

4. Dane osobowe nie są udostępniane osobom trzecim, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

5. Usługobiorca ma prawo do: dostępu do swoich danych, sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania, żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych prawem.

6. Usługobiorca ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

§ 14 Siła wyższa

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub opóźnienie w wykonaniu usług spowodowane działaniem siły wyższej, w tym awariami systemów, przerwami w dostawie energii, zdarzeniami losowymi lub innymi okolicznościami niezależnymi od Usługodawcy.

§ 15 Postępowanie w sprawie sporów

1. Wszelkie spory wynikłe na tle realizacji umowy lub stosowania niniejszego Regulaminu strony zobowiązują się w pierwszej kolejności rozwiązywać polubownie, w drodze negocjacji.

2. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, spór zostanie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.

3. Postanowienia ust. 2 nie wyłączają uprawnień konsumenta do dochodzenia roszczeń przed sądem właściwym według przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

§ 16 Postanowienia końcowe

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.

2. Zmiany Regulaminu nie mają wpływu na umowy zawarte przed ich wejściem w życie.

3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.10.2025r.